Förbud mot intern e-post för bättre kommunikation

Hur slipper man mail och otydligheter? 

Ett problem med otydliga regelverk för vilken kommunikationskanal som används för vad är idag en reell utmaning och tyvärr frekvent förekommande på arbetsplatser. Många och långa mailtrådar dyker är ett problem för många. På Sigholm har vi ett förbud mot intern e-post. Låt mig förklara:

Vi jobbar enligt en process som liknar den som kallas Holacracy, sedan följer vi också GTD-modellen med inslag av agila arbetsmetoder. 

Jag har länge funderat på hur det kan vara så att man på golvet i princip all industri har bra koll på arbetsorder och prioriteringar, men när det kommer till tjänstemanna- och chefsnivå så finns ofta ingenting. Alltså få strukturer som håller på respektive persons arbetsflöde och prioriterings-schema. Trots att dessa roller ofta har en mer mångfacetterad och därmed svårnavigerad vardag. Vilket borde tala för större behov av struktur. Ta då mitt råd, det räcker inte med en whiteboard-tavla med några post-its på. För att uppnå bra kommunikationsvägar krävs att alla aktiviteter finns delade så att arbetsbelastning och fördelning i projekt är tydliga. 

Överblick för dina egna och kollegornas projekt och arbetsbelastning

Efter att ha provat flera av de enklare stöden för arbetsplanering som Wonderlist, Trello och andra så insåg vi att vi behövde ett med maximal flexibilitet och som också innebar att vi kunde följa upp vårt egna och andras jobb snabbt. Vi valde då Wrike (välj vad som passar er), där vi sedan jobbat i flera år med att sätta strukturer för hur vi kommunicerar och informerar varandra om var aktiviteter hamnar och var de befinner sig i våra flöden. För det fallet, bör alltså kollegan kunna gå in på projektet, aktiviteten och underaktiviteten för att se hur den är planerad, utan att behöva ställa frågan. Är det ny information som innebär en eventuell omprioritering så sker kommunikationen i projektet/aktiviteten (beroende på hur stor förändringen är). Därefter kan aktiviteten planeras om vid behov. Kollegan hade också kunnat gå in och se vilka andra aktiviteter som ligger planerat framöver för att förstå om det ligger viktigare saker i pipen för hen. 

Genom att få alla att varje dag arbeta i samma system försvinner inte aktiviteter och inget faller mellan stolarna. Men, den största fördelen är kanske att vi slipper alla dessa tusentals frågor om var frågor befinner sig någonstans, och vem som har den. Helt klart är vi som alla andra. Vi överlovar och prokastinerar. Skillnaden är att det är tydligt utan att det skapar förvirring eller skam. Vi vet att aktiviteter nedprioriteras och ibland måste avbrytas. Det är då synligt för alla. 

Transparens för en effektivare och tydligare struktur

Vecko- och månadsvis kan vi följa upp (automatiska rapporter) aktiviteten hos alla i företagsgruppen (ca 40). Vi tittar då exempelvis på antal aktiviteter, antal sena och status på projekt. Självklart är detta inte ett mått på effektivitet utan på användningsgrad. Vi vill skapa bra beteenden genom att alla tränar på att bryta ned sina projekt till "agerbara" aktiviteter. Ytterligare en fördel vi drar nytta av är att vi genom denna uppföljning kan skapa automatiserade flöden eller "administrativa robotar" som det ibland lite konstigt kallas, för alla återkommande aktiviteter. Genom att knyta roller till dessa återkommande uppgifter kan vi decentralisera ansvaret i organisationen. På så vis blir vi inte heller personberoende i våra processer. 

Som allt annat handlar detta såklart om bra beteenden som vi dagligen tränar på. Jag blir förtvivlad när jag ser kunder utan något system och där alla jobbar efter sina egna sätt och egna listor - utan att kunna koordinera dessa mellan varandra på ett bra sätt. Det skapar förvirring vilket leder till massa frågor vilket leder till massor av koordineringsmöten. Jag ska inte sticka under stolen att vi kämpat (och kämpar) länge för en fungerande intern struktur. Men, belöningen är en arbetsplats där det är klart vad som ska göras, vem som är ansvarig och att vi får en kommunikation som möjliggör att du vet var du ska lägga din tid. Heja er alla som kämpar för tydliga arbetsflöden där ute! Det är en stor ambition men helt klart värt det!

//Hälsar Niclas Sigholm, vd Sigholm Tech

• Läs artikeln som Tidningen Chef skrev om oss och vårt arbetssätt: https://chef.se/drastiska-beslutet-forbjod-internmejl/
• Lyssna till avsnittet där Niclas berättar mer ingående om vårt arbetssätt i podden "Health for Wealth": https://healthforwealth.se/ Leta upp avsnitt 203.