Säker avställning på Bodens Energi

Bodens Energi AB är ett kommunalägt kraftvärmebolag med drygt 90 anställda. Företaget levererar el och fjärrvärme till Bodensarna med omnejd. Sedan september 2019 har Bodens Energi tagit hjälp av Sigholm i samband med utveckling av sitt underhållsarbete.

Liksom många andra energibolag i branschen upplevde Bodens Energi att arbetet med avställning av anläggningsdelar var ett område med stor förbättringspotential i att ytterligare förebygga risk för olyckor i samband med revisionsstopp och löpande produktion. Inför revisionsstopp saknades en tydlig överblick över och samordning av pågående jobb. Det önskades dessutom tydligare rutiner runt hantering av arbetstillstånd för jobb på avställd anläggning.  

Avsaknad av ett standardiserat angreppssätt för den årliga revisionen riskerar att leda till att den höga tekniska kompetensen som finns internt i verksamheten inte utnyttjas till fullo. Erfarenheter och lärdomar från tidigare år blir personberoende och/eller bortglömda och man tenderar att behöva varje år ”uppfinna hjulet på nytt”, vilket leder till ökad risk att missa eller i stunden glömma bort jobb som borde utföras.

Kommunikationen mellan underhållsplanerare och driftpersonal försvårades av att det inte fanns tydliga processer för hur informationen skulle flöda samt hur man internt kommunicerade ett behov av en säker avställning mellan olika grupper. Det fanns dessutom ett behov av att skapa och uppdatera mallar för vilka objekt som ska ställas av på vilket sätt för olika anläggningsdelar vid exempelvis sommarrevisionen.  

Trygghet i fokus när Bodens Energi prioriterar säkerheten på arbetsplatsen 

Baserat på erfarenhet av tidigare liknande uppdrag jobbade vi tillsammans fram en process i samråd med medarbetare inom olika avdelningar på Bodens Energi. Det var viktigt att olika delar av organisation var delaktiga i processframtagningen för att på så sätt öka ägandeskap och acceptans för det nya arbetssättet bland medarbetarna. För att säkerställa detta skedde processframtagningen i förbättringscykler där vi tillsammans med Bodens Energi kontinuerligt utvecklade, implementerade och reviderade processen.  

Övergripande beskrivet så beställs en säker avställning av den person som planerar jobbet, ofta arbetsledarna. Driftteknikerna utför sedan avställningen enligt de standardiserade mallar som tagits fram under arbetets gång, där instruktioner finns för vilka anläggningsdelar som ingår i avställningen och vad man ska göra med dem för att ställa av anläggningen på ett säkert sätt. Informationen fylls i löpande och följer ett specifikt flöde. Alla entreprenörer som ska utföra ett jobb på en anläggningsdel som är säkert avställd ska få ut ett arbetstillstånd som specificerar vilket jobb de ska utföra och var. Ingen anläggning får startas innan dess att alla jobb som utförs på den anläggningsdelen är klara och signerade av den som utfört jobbet. Det finns många vinster med att arbeta med Säker avställning. En av de viktigaste vinsterna med arbetet, förutom den ökade säkerheten själv såklart, är att vi samlar expertisen hos erfarna medarbetare och standardiserar detta i anläggningsmallar. Det innebär att alla medarbetare får en ökad möjlighet att göra rätt och hålla samma standard som andra, mer erfarna medarbetare på bolaget. 

En viktig del i det nya arbetssättet är en högre nyttjandegrad underhållssystemet. Det har fungerat som bas för planeringen av revisionen och specifikationen av vilka arbeten som ska utföras. Utifrån detta har vi kunnat avgöra vilka arbeten som kräver en säker avställning. Dessa arbetsorder ligger sedan till grund för de anläggningsmallar som skapats och i förlängningen även den praktiska avställningen av anläggningsdelarna. Arbetsorderna ligger även till grund för de arbetstillstånd som skrivs ut på de jobb som ska utföras på en säkert avställd anläggning. Underhållssystemet är också en viktig kugge i det löpande underhållsarbetet, revisionen, och arbetet med säker avställning i och med att alla de jobb som årligen återkommer läggs in som planerade jobb och därmed per automatik skapas i systemet enligt specificerat intervall. Detta ger ökad möjlighet att planera och jobba proaktivt med säkerheten.

Den framtagna processen för Säker avställning syftar till att:

• Säkerställa att inget arbete ska kunna initieras på en anläggning som inte ställts av enligt standardiserad rutin.
• Ta fram avställningsmallar som kan förfinas och återanvändas varje år. 
• Säkerställa att det finns tydligt definierade roller och ansvar för processen Säker avställning.
• Säkerställa ett tydligt informationsflöde.
• Visualisera pågående avställningar och jobb.
• Säkerställa att behov av avställningar kommuniceras i tid till rätt personal.
• Säkerställa att det finns arbetstillstånd på de jobb som ska utföras på en anläggningsdel som kräver Säker avställning. 
• Säkerställa att entreprenörer får kopior på arbetstillstånd med sig ut på jobb.
• Ingen anläggning ska kunna driftsättas utan att vi är säkra på att alla arbeten på den anläggningsdelen är slutförda.

Fokus på lärande i implementeringsfasen för att skapa vilja och framgång

För att säkerställa en så bra implementering av det nya arbetssättet som möjligt tog vi fram material som förespråkade ett varierat lärande med en blandning av digitalt lärande, diskussioner, workshops och praktisk övning.  

Vi har använt oss av webbaserade läroplattformar där medarbetarna har fått förbereda sig inför utbildningar i det nya arbetssättet. Där har de kunnat ta del av animerade filmer som beskriver det nya arbetssättet, inspelade föreläsningar, processkartor, lathundar, dokument och annat processrelaterat material. De har dessutom kunnat testa sina kunskaper i en frågesport, samt ställa frågor och ge anonym feedback under implementeringens gång.  

Utbildningarna bestod sedan av workshops där vi blandade diskussioner, instruktioner och praktisk övning. På grund av Covid-19 skedde alla utbildningar och workshops digitalt.  

Resultat

Anläggningsmallar för en stor del av verksamheteten är framtagna. Dessa standardiserar vilka objekt som ska ställas av och på vilket sätt för specifika anläggningsdelar. Dessa specificerar tydligt vilka hänglås som sitter var i anläggningen och underlättar därför både avställningen och driftsättningen. Dessa mallar kan dessutom användas vid framtida revisioner och löpande underhåll för att på så sätt minska mängden dubbelarbete.  

Alla entreprenörer som kommer till området för att utföra jobb ska få ett arbetstillstånd som de måste signera när jobbet är utfört så att anläggningen kan startas på ett säkert sätt när alla relaterade jobb är färdiga. Detta skapar tydlighet både för intern personal och för de externa entreprenörer som kommer till Bodens Energi för att utföra jobb.  

Den ökade användningen av underhållssystemet som en stöttning för arbetet med revision och säker avställning innebär att en större andel av arbetet är automatiserat och att informationen i högre grad finns tillgänglig för alla medarbetare istället för att ligga lokalt i en pärm, på någons personliga dator, i ett anteckningsblock eller i huvudet på en specifik anställd. Detta bidrar till en ökad redundans för verksamheten. 

Bodens Energi har med stor framgång implementerat ett nytt arbetssätt avseende Säker avställning. De har använt sig av det nya arbetssättet under hela sommarrevisionen 2020 och de har löpande utvecklat metoderna i takt med att de blivit mer bekväma med dem och lärt sig vad som funkar för just deras verksamhet. Medarbetarna är alla utbildade i det nya arbetssättet. De kommer ofta med interna förbättringsförslag på processen för att den ska bli ännu bättre vilket tyder på ett internt ägandeskap. Detta är grunden till en lyckad implementation och innebär att processen lever och utvecklas löpande. 

 De konsulter som jobbat med detta är managementkonsulter med tidigare erfarenhet av att leda förändringsprojekt, specifikt inom underhållsverksamhet på energibolag.