I början av 2024 fick Sigholm i uppdrag att projektleda bytet av ledningssystem för Bodens Energi. Under en period upplevde de att det tidigare systemet inte uppfyllde kraven för effektiv dokument- och processhantering som är en avgörande del i kvalitetsarbetet. Med sikte på framtiden behövdes ett nytt, användarvänligt system som både stödde verksamhetens processer och mötte kraven för ISO 9001 och ISO 14001.
Projektet fokuserade till en början på att försöka förstå och synliggöra hur Bodens Energi skapar värde för sina kunder och hur deras processer samverkar för att stödja detta. Det lade grunden för en framgångsrik transformation.
Från kartläggning till implementering
Projektet inleddes med en detaljerad processkartläggning tillsammans med ledningsgruppen. Tillsammans identifierade och dokumenterade vi organisationens huvudprocesser, vilket blev startpunkten för att skapa ett system som speglar verkligheten och inte bara teorin. Med engagemang från anställda kartlades ytterligare 42 processer, och dessa blev stommen i det nya ledningssystemet. Vidare konfigurerades systemet tillsammans med systemleverantören för att möta verksamhetens specifika behov. Ett omfattande arbete lades ner på att migrera över 500 dokument från det gamla systemet till det nya, en process som säkerställde både kontinuitet och struktur. Under hösten 2024 kunde systemet driftsättas och börja användas av hela organisationen.
Tillsammans kunde vi skapa värde i form av:
- Enklare informationssökning
Medarbetarna kan nu snabbt och enkelt hitta korrekt och relevant information i sitt dagliga arbete, vilket sparar tid och ökar effektiviteten. - Ökad transparens
Processerna har blivit mer transparenta, och det finns en tydlig beskrivning av hur organisationen hänger ihop och hur arbetet utförs. Detta främjar förståelse och samarbete inom organisationen. Dessutom utgör systemet ett stöd för att enklare och lättare onboarda nya medarbetare. - Förbättrade förutsättningar för ständiga förbättringar
Med tydliga processer och tillhörande styrande dokument är det lättare att arbeta med ständiga förbättringar, vilket leder till högre kvalitet och effektivitet. - Bättre förvaltning och utveckling av certifieringar
Organisationen har nu bättre förutsättningar för att förvalta och utveckla arbetet med sina certifieringar i ISO 9001 och ISO 14001, vilket stärker företagets konkurrenskraft och trovärdighet.
Genom att kombinera struktur, samarbete och engagemang har vi inte bara implementerat ett nytt system, utan även lagt grunden för en framtid präglad av kvalitet och kontinuerlig utveckling.
Artikeln publicerades 27/11 - 2024
