Kartläggning av samhällsbyggnadsprocess, Strängnäs kommun

Sigholm fick förtroendet att projektleda ett prioriterat förbättringsprojekt för Strängnäs kommun:
kartläggning av samhällsbyggnadsprocessen.

Samhällsbyggnadsprojekt hos en kommun varierar i storlek, komplexitet och tid, men samtliga projekt behöver kunna följas i en process för att kunna kvalitetssäkras och vara hållbara både idag och på lång sikt. Projekten resulterar i något (infrastruktur, byggnad, konstverk, anläggning, e.t.c.) som kommer att finnas fysiskt, driftas och förvaltas i många år, så det är av stor vikt att kommunen och alla parter som är inblandade säkerställer att projekten drivs på ett hållbart sätt och med ett långsiktigt perspektiv. Projekten behöver också drivas och vara hållbara från samtliga perspektiv - miljömässigt, socialt och ekonomiskt. Strängnäs kommun har haft en stor tillväxt senaste åren, i förhållande till kommunens storlek. Detta ställer hårda krav på att kommunens samhällsbyggnadsprocess levererar på hög nivå, för att möjliggöra en hållbar tillväxt. Strängnäs kommuns samhällsbyggnadskontor och teknik- och servicekontor anlitade Sigholm för att driva ett verksamhetsutvecklingsprojekt med samhällsbyggnadsprocessen i fokus, för att uppnå hög kvalitet och hållbarhet i projekten som bedrivs. 

Hur gick vi tillväga?

Sigholm tog stöd i LEAN-metodiken och genomförde projektet med problemlösningsmatrisen som bas. Först analyserades innehållet, delprocesserna och aktiviteterna i respektive processteg – dels utifrån ett nulägesperspektiv, men också framåtriktat mot ett önskat läge. Genom enskilda samtal med samtliga berörda parter i dagens samhällsbyggnadsprocess, inklusive kommunala bolag, genomfördes en GAP-analys där nuläget jämfördes med ett nyläge. Sigholm formerade tillsammans med arbetsgrupp och styrgrupp en målbild. Vad innebär det önskade nyläget? I ett drömscenario – hur skulle denna process fortlöpa för att fungera så smidigt och effektivt som möjligt, med bästa möjliga resultat vid projektavslut och om 10 år? Hur ser en sådan process ut, där vi har nyttjar alla resurser hållbart, effektivt och ändamålsenligt?

Utifrån detta arbetade Sigholm och arbetsgruppen fram förbättringsförslag rörande allt från rutiner, och arbetssätt till organisatoriska förändringar och ansvar. Dessa förslag, stora som små, värderades och prioriterades, för att i nästa steg implementeras under ledning av Sigholm. Förutom förbättringsförslagen var de framtagna processkartorna ett viktigt resultat av projektet. Parallellt under hela projektet arbetade Sigholm aktivt med förankrings- och förändringsarbete, för att säkerställa framtida efterlevnad, uppföljning och att samtliga parter i processen fortsatt har sikte på målbilden. Efter 2 år lämnade Sigholm över ansvaret till kommunen för uppföljning av implementerade åtgärder samt de sista icke-implementerade åtgärderna för att driva vidare.

Involverade delar av kommunens organisation:

• Samhällsbyggnadskontor och specifikt Mark- och exploateringsenheten, Strategienheten, Planenheten, GIS-enheten, Miljöenheten, Byggenheten
• Teknik- och servicekontor och specifikt Stadsmiljö, Projektenheten, Drift/Gata/Park-enheten, VA- och återvinningsstrateg
• Eskilstuna Strängnäs Energi & Miljö
• Strängnäs Fastighets AB

Utöver ovanstående fördes även dialog med representanter från kommunens Hållbarhetsfunktion, Ekonomienhet, Kulturkontor Näringsliv, Barnombudsman och Upphandling.

"Med stort engagemang och lyhördhet har Sigholm varit en katalysator i vår strävan att skapa en mer hållbar och effektiv samhällsbyggnadsprocess där alla kommunens parter har en god förståelse för varandras kompetenser och ansvar i processen." – ansvarig beställare hos Strängnäs kommun.

Tilläggsuppdrag: Trafikplaneringsprocessen

En tid in i projektet fick Sigholm fortsatt förtroende att på liknande sätt kartlägga och föreslå förbättringar för kommunens trafikplaneringsprocess och tillhörande arbetssätt och organisation. Detta delprojekt innefattade även benchmark gentemot andra kommuner m.a.p. trafikplaneringsprocess och – organisation, för att dra lärdom och ta del av erfarenheter från andra kommuner. Resultatet och förbättringsförslagen togs emot väl när de presenterades för styrgrupp och kommunens samhällsbyggnadsforum. Tack vare det underlag som tagits fram tillsammans med arbetsgruppen har kommunen kunnat motivera en satsning inom trafikplaneringsområdet och driva vidare förbättringarna på egen hand.