Stark tillväxt skapade behov av digitalisering och rutiner i arbetsorderflöde

En stark tillväxt ledde till ett behov om att bli mer förutseende och datadrivna fram 

Trollhättan Energi har under de senaste åren haft en stark tillväxt i takt med att de fått utökat ansvar, utvecklat både nya och befintliga affärsområden och tagit över fler verksamhetsområden. Som en följd av detta uppstod ett behov av att komma i ordning med interna strukturer för att höja kvalitet och effektivitet i den operativa verksamheten. Underhållet stod inför en uppdatering av IT-stöd samtidigt som det fanns önskemål om att bli mer förutseende och datadrivna i arbetet. Det identifierades att det fanns ett behov av en gemensam standard i arbetsflödet då den i stor utsträckning var individberoende, reaktivt och ad hoc. Kvaliteten i data och dokumentation led av ett lågt systemanvändande där det saknades systematik och struktur för att registrera och rapportera anläggnings- och processdata.

Efter analyserat nuläge infördes standarder för arbetsflödet

Det första som gjordes var att analysera nuläget. Med utgångspunkt i en kortare analys tog Sigholm Tech, tillsammans med ledningsgruppen, fram en målbild för underhållsprocesserna med tillhörande IT-stöd. En standard för beredning, planering, uppföljning och rapportering i arbetsflödet togs fram och implementerades. Ett arbete som utfördes nära och i tätt samarbete med organisationen. I samband med detta gjordes även en uppdatering av såväl IT-stöd som analoga hjälpmedel för att öka datakvalitet, samarbete och översikt i processerna. Underhållssystemet lades upp med tydlig kategorisering av arbetsklasser och information, ett systematisk nedbrutet anläggningsträd samt stöd för process- och nyckeltalsuppföljning i statistik och diagram. Stort fokus lades på att utbilda och coacha personal inom ledarskap för att åstadkomma bestående förändringar.

Ökad användningsgrad av systemverktyg med 200% 

Gemensam och visuell planering och uppföljning av flödet för arbetsorder sker nu rutinmässigt i arbetsgruppen för ökat samarbete, flexibilitet och lärande. Det finns nu en standardiserad kategori- och informationshantering med automatiserad statistik- och nyckeltalsuppföljning. Arbetsorderanvändning för planering och dokumentation av jobb har ökat nästan 200% och genomsnittlig ledtid från inkommen till avrapporterad arbetsorder är minskad över 60%. Från att tidigare inte planerat in återkommande jobb finns idag över 240 återkommande jobb, exklusive ronder.